​
POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-12
PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA UNIT TEKNOLOGI
MAKLUMAT
TIMBALAN PENGARAH
(SOKONGAN AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-12
Tajuk Dokumen
Pengurusan Teknologi Maklumat
Bil.
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1
02
Perubahan Koding Dokumen Lampiran 1 kepada
PS-12(1) Kel.01 Pin.02
13.02.2024
2
02
Perubahan Koding Dokumen Lampiran 2 kepada
PS-12(2) Kel.01 Pin.02
13.02.2024
3
02
Perubahan Koding Dokumen Lampiran 3a kepada
PS-12(3a) Kel.01 Pin.02
13.02.2024
4
02
Perubahan Koding Dokumen Lampiran 3b kepada
PS-12(3b) Kel.01 Pin.02
13.02.2024
5
02
Perubahan nama lampiran dalam jadual Rekod
EOMS pada mukasurat 8
13.02.2024
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 3 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Prosedur ini adalah panduan bagi memastikan pengurusan penyelenggaraan perkakasan dan
perisian ICT dilaksanakan supaya proses pemberian perkhidmatan pendidikan berjalan dengan
sempurna dan lancar. Penyelenggaraan Pembaikan dilakukan dalam masa 5 hari bekerja dan
Penyelenggaraan Pencegahan dilakukan 1 kali setahun.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk menguruskan penyelenggaraan perkakasan dan perisian ICT.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
PMU-PE-PS-04 : Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan
3.4
Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia yang
terkini.
3.5
Arahan Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini.
3.6
Manual Perkakasan/ perisian yang terkini
3.7
Dasar dan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam yang terkini
3.8
Garis Panduan Pengurusan Laman Web Agensi Sektor Awam, MAMPU
4.0
DEFINISI
UTM
Unit Teknologi Maklumat
PENGARAH
Pengarah Politeknik Mukah
TPSA
Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
JTK
Juruteknik komputer
PPTM
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
PTM
Pegawai Teknologi Maklumat
eSenggara
Sistem eSenggara (Sistem atas talian)
Pelapor
Semua pegawai di Politeknik Mukah Sarawak
Pembekal
Pembekal adalah Syarikat yang dilantik oleh PMU melalui prosedur
perolehan untuk membekal sebarang bentuk bekalan / perkhidmatan.
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 4 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
Penyelengga-
raan
Pembaikan
Kerja-kerja penyelenggaraan komputer dan perisian berkenaan mengalami
kerosakan / masalah untuk beroperasi.
Penyelengga-
raan
Pencegahan
Kerja-kerja penyelenggaraan komputer dan perkakasan yang dilaksanakan
secara berjadual bagi tujuan menjamin kelancaran operasi komputer.
Penyelaras
Aset Jabatan/
Unit
Penyelaras Aset Jabatan yang dilantik untuk menyelaras/ mengurus aset di
jabatan/ Unit.
Penyelaras e-
Pembelajaran
Jabatan
Pegawai yang dilantik oleh setiap jabatan akademik untuk menyampaikan
makluman berkaitan e-Pembelajaran di jabatan masing-masing.
ICT
Information and Communication Technology
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 5 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
5.0
PROSEDUR KERJA
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
5.1 Penyelenggaraan Pembaikan
Semua Pegawai
PTM
JTK/PPTM
7.1.3 Kemudahan
7.4.1 Am
10.1 Ketakakuran dan
tindakan pembetulan
i. Aset ICT, Sewaan ICT
1. Ketua Unit terima aduan kerosakan melalui
Sistem eSenggara dan Ketua Unit akan agihkan
aduan kepada JTK/PPTM.
2. Sistem eSenggara akan menghantar e-mel
notifikasi kepada JTK/PPTM dan JTK/PPTM
akan ke lokasi aduan untuk membuat
pemeriksaan.
3. Kerosakan boleh dibaiki JTK/PPTM?
a. Ya:
- JTK/PPTM mengemaskini tindakan
yang diambil dalam ruang ulasan
tindakan dan tekan butang telah dibaiki/
selesai pada Sistem eSenggara.
- Sistem akan menghantar
pemberitahuan aduan telah dibaiki/
selesai kepada pelapor.
b. Tidak
- JTK/PPTM mengemaskini tindakan
yang diambil dalam ruang ulasan
tindakan dan melaporkan kerosakan
kepada pembekal/ syarikat.
- Pembekal akan hadir ke PMU untuk
membuat pembaikan kerosakan yang
dilaporkan.
4. Pembaikan boleh dibuat di lokasi?
a. Ya:
- JTK/PPTM mengemaskini tindakan
yang diambil oleh pembekal dalam
ruang ulasan tindakan dan
menguruskan dokumen tindakan
pembaikan dari pembekal seterusnya
masukkan dokumen ke dalam fail Rekod
Aduan Kerosakan Peralatan ICT
b. Tidak:
- Dapatkan maklumat perkakasan serta
lengkapkan Borang Pergerakan Alat ICT
Rosak Oleh Pembekal/ syarikat,
Bahagian A (Lampiran 2).
5. Pembekal/ syarikat kenalpasti perkakasan boleh
dibaiki?
a. Ya
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 6 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
- Pembekal/ syarikat membaiki
kerosakan.
- JTK/PPTM buat ujilari perkakasan
b. Tidak
- Rujuk PTM untuk pelupusan bagi aset
dan mohon alat pinjam (loaner) unit
daripada pembekal bagi peralatan
sewaan.
6. Pembekal sediakan loaner unit untuk kegunaan
sementara pengguna sehingga kerosakan
selesai dibaiki. Seterusnya ikut proses 3.a.
7. Ujilari berjaya?
a. Ya
- Lengkapkan Borang Pergerakan Alat
ICT Rosak Oleh Pembekal/ syarikat,
Bahagian B (Lampiran 2).
- Ikut proses 4.a.
b. Tidak
- Ikut proses 5.1 i (5.a.)
ii. Perisian: Installasi Perisian Aplikasi
8. Terima permohonan installasi perisian daripada
sistem eSenggara.
9. Kenalpasti jenis perisian sama ada perisian
umum dibawah UTM atau perisian khusus
dibawah Jabatan/ Unit.
10. Perisian khusus Jabatan/ Unit perlu dapatkan dari
Jabatan /Unit.
11. Perisian Umum dapatkan dari UTM.
12. Lakukan installasi perisian.
5.2 Penyelenggaraan Pencegahan
PTM/PPTM
JTK
7.1.3 Kemudahan
7.4.1 Am
10.1 Ketakakuran dan
tindakan pembetulan
13. Merancang jadual penyelenggaraan berkala dan
memasukkannya ke dalam Takwim Akademik.
Aktiviti penyelenggaraan dibuat pada cuti akhir
semester.
14. JTK/PPTM terima permohonan melakukan
penyelenggaraan pencegahan daripada Jabatan/
Unit melalui Sistem eSenggara.
15. JTK/PPTM laksanakan aktiviti penyelenggaraan
pencegahan di Jabatan/ Unit.
16. Ada kerosakan:
a. Ya:
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 7 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
PENYELARAS ASET
JABATAN/ UNIT
- Lakukan proses kerja penyelenggaraan
pembaikan (Proses kerja 5.1 i: (1 hingga 6)
b. Tidak:
- JTK/PPTM melengkapkan senarai semak
penyelenggaraan pencegahan (Lampiran
3a & Lampiran 3b). Pengesahan dilakukan
oleh PTM/PPTM dan Penyelia Makmal
Komputer.
17. JTK/PPTM mengisi Borang Jadual
Penyelenggaraan Perkakasan dan Perisian
(Lampiran 1) dan dapatkan pengesahan
PTM/PPTM.
5.3 Pengurusan Laman Web/ Portal
PTM/PPTM
JABATAN/ UNIT
7.4.1 Am
7.4.2 Komunikasi
dalaman dan luaran
7.4.3 Penyusunan
komunikasi
7.5.2
Mewujudkan dan
mengemaskini
7.5.3
Kawalan maklumat
didokumentasikan
8.2.2 Berkomunikasi
tentang keperluan
produk dan
perkhidmatan
pendidikan
8.5.1.2.1 maklumat
pra kemasukan
8.5.1.2.2 Syarat
kemasukan
18. Melaksanakan pengurusan laman web merujuk
Garis Panduan Pengurusan Laman Web
Agensi Sektor Awam.
5.4 Pengurusan Rangkaian (Networking)
PTM/PPTM
7.1.3 Kemudahan
7.4.1 Am
i. Penyelenggaraan Rangkaian
19. Terima aduan dari pengguna menerusi sistem
eSenggara.
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 8 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
10.1 Ketakakuran dan
tindakan pembetulan
20. Melakukan pemeriksaan kerosakan pada
peralatan yang dilaporkan.
21. Ada kerosakan?
a. Ya:
- Lakukan 1
st
level support peralatan
rangkaian atau server.
b. Tidak:
- Tamat
22. Masalah selesai?
a. Ya:
- Tamat
b. Tidak:
- Hubungi pembekal/ syarikat yang dilantik.
5.5 Penyediaan Platform e-Pembelajaran
PTM/PPTM
7.4.1 Am
7.4.2 komunikasi
dalaman dan luaran
7.4.3 Penyusunan
komunikasi
7.5.2
Mewujudkan dan
mengemaskini
7.5.3
Kawalan maklumat
didokumentasikan
8.2.2 Berkomunikasi
tentang keperluan
produk dan
perkhidmatan
pendidikan
8.5.1.2.1 maklumat
pra kemasukan
8.5.1.2.2 Syarat
kemasukan
i. Daftar Akaun CIDOS, Akaun MS365, Akaun Wifi
23. Data pelajar/ staf dijana dari SPMP.
24. Daftar akaun pengguna e-Pembelajaran pelajar/
staf (CIDOS / MS365/ WIFI).
25. Serah ID pengguna dan kata laluan pelajar
kepada Penyelaras e-Pembelajaran Jabatan
untuk diedarkan kepada pelajar. ID pengguna dan
kata laluan staf diberikan terus oleh PTM/PPTM
kepada staf berkenaan.
26. Memberikan bantuan teknikal kepada pelajar/ staf
bagi isu berkaitan teknikal media e-
Pembelajaran.
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 9 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
Rekod Laporan Kerosakan
Komputer dan Perisian.
1 Tahun
Sistem
eSenggara
2.
Jadual Penyelenggaraan
Perkakasan dan Perisian.
1 Tahun
UTM
PS-12(1) Kel.01 Pin.02
3.
Borang Pergerakan Alat ICT
Rosak Oleh Pembekal.
1 Tahun
UTM
PS-12(2) Kel.01 Pin.02
4.
Senarai Semak
Penyelenggaraan
Pencegahan
1 Tahun
UTM
PS-12(3a) Kel.01 Pin.02
PS-12(3b) Kel.01 Pin.02
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 10 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN
i. Aset ICT, Sewaan ICT
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 11 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
ii. Perisian: Installasi Perisian Aplikasi
Mula
Terima permohonan installasi
perisian daripada Sistem
eSenggara
Kenalpasti jenis perisian sama ada
perisian umum dibawah UTM atau
perisian khusus dibawah Jabatan/
Unit
Umum
Jenis
perisian?
Khusus
Perisian khusus
Jabatan/ Unit perlu
dapatkan dari Jabatan
/Unit
Perisian Umum
dapatkan dari UTM
Lakukan installasi perisian
Tamat
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 12 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 13 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENGURUSAN RANGKAIAN (NETWORK)
Tidak
Ya
Tidak
Terima aduan dari pengguna
menerusi sistem eSenggara
Mula
Ada
Kerosakkan
?
Melakukan pemeriksaan
kerosakan pada peralatan
yang dilaporkan
Masalah
selesai?
Hubungi Pembekal/ Syarikat
yang dilantik
Tamat
Lakukan 1
st
level support
peralatan rangkaian atau
server
PMU-PE-PS-12 Pengurusan Teknologi Maklumat Page 14 of 14
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENYEDIAAN PLATFORM E-PEMBELAJARAN
Pastikan nama pelajar/ staf telah
didaftar di dalam Sistem Pengurusan
Maklumat Politeknik (SPMP)
Daftar maklumat
pelajar/ staf di SPMP
Mula
Ya
Tidak
Wujud di
SPMP?
Jana data pelajar/ staf dari SPMP
Daftar akaun e-Pembelajaran pelajar/
staf
Id pengguna dan katalaluan yang telah
didaftarkan diserahkan kepada
penyelaras ePembelajaran jabatan untuk
diberikan kepada pelajar. Id pengguna
dan kata laluan staf diberikan terus oleh
PTM/PPTM kepada staf berkenaan.
Ya
Tidak
Ada isu
teknikal?
Pelajar/ staf menggunakan media e-
Pembelajaran.
Rujuk PTM/PPTM di
UTM
Tamat
JADUAL PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN PERISIAN
Sesi I / Sesi II (Tahun:_________)
Bil
JABATAN/UNIT
MAKMAL
BILANGAN
KOMPUTER
TARIKH
……………………………………………………..
……………………………………………..
Tandatangan
Nama JTK:
Tandatangan
Nama PTM/PPTM:
Tarikh:
Tarikh:
PS-12(1) Kel.01 Pin.02
BORANG PERGERAKAN ALAT ICT ROSAK OLEH PEMBEKAL/ SYARIKAT
BAHAGIAN A : Penghantaran Peralatan
No. Inventori Alat
Nama Alat
Model
Tarikh Dikeluarkan
Pegawai Yang Mengeluarkan
Nama Syarikat / Pembekal Yang Menerima
Nama Wakil Syarikat
No. Kad Pengenalan
No. Telefon Bimbit
Tarikh
Tandatangan & Cap Syarikat
**BAHAGIAN B : Pengesahan Penerimaan Peralatan Dari Pembekal/ Syarikat
Pegawai Yang Menerima
Tarikh Terimaan
Catatan
Tandatangan Penerima
Tandatangan Wakil Pembekal
………………………………………….
……………………………………………………
Nama:
No. Kad Pengenalan:
Cap Pembekal/ Syarikat:
**BAHAGIAN C : Pengesahan Tamat Tempoh Pinjam (Loaner) Dari Pembekal/ Syarikat
Catatan/Perkara:
Tandatangan Wakil UTM
Tandatangan Wakil Pembekal
………………………………………….
……………………………………………………
Nama:
No. Kad Pengenalan:
Cap Pembekal/ Syarikat:
Nota: **Jika berkenaan
PS-12(2) Kel.01 Pin.02
PS-12(3a) Kel.01 Pin.02
PEMERIKSAAN/PENYELENGGARAAN PC SEWAAN
BANGUNAN: JABATAN/ UNIT
MAKMAL :
BILANGAN PC :
TARIKH :
BIL
NO.SIRI
PERALATAN/RUJUKAN
PENDAFTARAN ASET
JENIS
PERALATAN/
MODEL
PEMERIKSAAN
JENIS
KEROSAKAN
(JIKA ROSAK)
STATUS
FIZIKAL
ICT
DISK
CLEANUP
KEMASKINI
PERISIAN
01
KOMPUTER/
02
KOMPUTER/
03
KOMPUTER/
04
KOMPUTER/
05
KOMPUTER/
06
KOMPUTER/
07
KOMPUTER/
08
KOMPUTER/
09
KOMPUTER/
10
KOMPUTER/
PS-12(3b) Kel.01 Pin.02